Ο διαμεσολαβητής αφού συνεννοηθεί με τα μέρη, τα ενημερώνει για τον τόπο και το χρόνο της Υποχρεωτικής Αρχικής Συνεδρίας με συστημένη επιστολή ή ηλεκτρονικά. Σε περίπτωση αδυναμίας φυσικής παρουσίας κάποιου μέρους, η ΥΑΣ μπορεί να πραγματοποιηθεί και με τηλεδιάσκεψη ή κατ’ εξαίρεση σε περιπτώσεις αποδεδειγμένης αδυναμίας διά πληρεξουσίου δικηγόρου. Η ΥΑΣ λαμβάνει χώρα υποχρεωτικά εντός 20 ημερών από την αποστολή του αιτήματος της προσφυγής και εντός 30 ημερών αν κάποιο από τα μέρη διαμένει στο εξωτερικό.